W XXI wieku skuteczne funkcjonowanie firmy zależy od dobrej komunikacji. Prawidłowy rozwój firmy to przede wszystkim nienaganny przepływ informacji wewnątrz, a także sprawna i szybka komunikacja na zewnątrz np.: z klientami czy dostawcami. Aby tak się jednak stało, potrzebny jest specjalistyczny system, który pozwoli na szybki dostęp do wielu informacji. Skuteczne funkcjonowanie firmy uzależnione jest od sprawnego zarządzania oraz koordynacji prac.
Każdego dnia firma gromadzi wiele danych, które są niezbędne do wyciągania wniosków na przyszłość. Danymi takimi są np.: informacje o realizowanych projektach, kontakty do klientów czy dane na temat transakcji firmy. Wiele firm do wewnętrznej komunikacji używa programów ogólnie dostępnych, które nie do końca są bezpieczne. W dobie ochrony danych osobowych oraz ochronie tajemnic firmy niezbędne jest posiadanie systemu, który umożliwi wykonywanie wielu czynności w jednym miejscu, zapewniając bezwzględne bezpieczeństwo. To właśnie systemy erp są tym, czego potrzebuje każda nowoczesna firma.
Dzięki takiemu działaniu możliwe jest przesyłanie wielu informacji pomiędzy pracownikami bez obaw, że ktoś je przejmie. Możliwe jest również tworzenie kont pracownikom, aby mogli raportować swoją pracę i wyszczególniać ile czasu poświęcili na konkretne działanie. W systemie takim możliwe jest wystawianie faktur czy prowadzenie kadr. Wewnętrzne systemy zarządzania, które pozwalają wkomponować całą firmę w jeden program, stwarzają nieograniczone możliwości.
Jedną z nich jest np.: sprawdzanie wydajności pracowników lub przyszła wycena usług. Możliwe jest to dzięki opcji raportowania prac, która pokazuje, ile należy realnie poświęcić czasu, aby wykonać dane zlecenie. Kolejną korzyścią z tego typu systemu jest możliwość kontroli firmy przez właściciela. Jeśli osoba zarządzająca chce zobaczyć , ile czasu w danym roku pracownik spędził np.: na urlopie to nie musi prosić kadrowej o takie informacje tylko może to sprawdzić samodzielnie.
Posiadając taki system, ma się kontrolę nad całą firmą. Firma posiadająca kilka działów i wykonująca wiele zleceń bez wątpienia zyska bardzo wiele. W dobie informatyzacji i nowych technologii brak takiego rozwiązania w firmie, nie przyśpieszy jej rozwoju. Utrzymanie się na rynku i skuteczne konkurowanie z innymi przedsiębiorstwami zależy od umiejętności wykorzystywania danych, które po połączeniu w całość dają możliwość wyciągania wniosków i podejmowania słusznych decyzji.