Na przedsiębiorcach spoczywa obowiązek wystawiania wielu rozmaitych dokumentów. Obecnie większość z nich można wygenerować, korzystając z programu komputerowego. Jednym z wystawianych…
Na przedsiębiorcach spoczywa obowiązek wystawiania wielu rozmaitych dokumentów. Obecnie większość z nich można wygenerować, korzystając z programu komputerowego. Jednym z wystawianych dokumentów jest kw (kasa wydała), czyli inaczej potwierdzenie wypłaty gotówki z kasy. Jak wystawia się kw? Dlaczego dokument ten jest ważny?
Co to jest kw?
Obok faktury czy rachunku, kw jest jednym z najważniejszych dokumentów, jakie wystawia przedsiębiorca. Niezbędne jest wygenerowanie kw on line za każdym razem, gdy pobierze się z kasy jakąkolwiek kwotę gotówki. Do uszczuplenia zasobów kasy dochodzi w przypadku:
- wypłaty gotówki klientowi
- zapłaty kontrahentowi
- inwestycji
Jak wystawić kw?
Jak wspomniano, kw nie jest zbyt skomplikowanym dokumentem, dlatego teoretycznie można wystawić go odręcznie. Wystarczy wypełnić kartkę gotowym wzorem, następnie uzupełnić datę, kwotę i podpis. Jednakże bardzo rzadko postępuje się w ten sposób, ze względu na oszczędność czasu. Mimo prostoty konstrukcji, stworzenie dokumentu nie jest wcale takie szybkie. Ponadto, nie trudno o błąd, który wymusi pisanie wszystkiego od początku. Nie powinno zatem dziwić, że większość przedsiębiorców decyduje się na wykorzystanie gotowych wzorów i wystawienie kw on line z możliwością wydruku.
Warto zauważyć, że posiadacze programów do fakturowania zwykle mogą je wykorzystać do wystawienia kw on line. Systemy fakturowania są dziś bowiem bardzo rozbudowane, posiadając wiele funkcji dodatkowych.
Po co wystawiać kw?
Głównym powodem, dla którego należy wystawiać kw, jest obowiązek prawny. Płatnicy VAT są zobowiązani, aby dokumentować wszelkie wpłaty i wypłaty gotówkowe. Ma to na celu zapobiegnięcie nadużyciom podatkowym, które dzięki kw są szybko wykrywane podczas kontroli. Jednak to nie wszystko, sprzedawca usług lub towarów również korzysta na wystawieniu kw. W sytuacji, gdy klient lub kontrahent zaprzecza otrzymaniu pieniędzy, kw jest potwierdzeniem, iż pieniądze zostały wypłacone.
Wystawienie kw za darmo
Niektórzy przedsiębiorcy decydują się na podjęcie próby samodzielnego stworzenia dokumentu, ze względu na obawę, iż w przeciwnym wypadku, generując elektroniczny dokument, zmuszeni będą ponieść jakieś koszty. Jednakże wiele portali umożliwia dziś wystawienie dokumentu zupełnie za darmo. Usługę wystawienia kw on line oferuje m.in. serwis aFaktury.pl. Generator dokumentu kw dostępny jest jako jeden z modułów programu do fakturowania oferowanego przez Mekros. Firma posiada 3 wersje programu, z czego jedna jest darmowa. Wzór kw jest dostępny w każdej z nich.