Niejeden przedsiębiorca cieszy się, gdy może podpisać umowę z kontrahentem. Zapewnia mu to stały dochód, a także stanowi gwarancję istnienia na rynku pracy. Jednak każda działalność bez względu na rodzaj branży wiąże się z pewnym istotnym ryzykiem. Jakim? Niejednokrotnie może okazać się, że zamiast kontrahenta mamy dłużnika, który nie jest w stanie wywiązać się z umowy. Na co warto zwrócić uwagę, by uniknąć niewypłacalności kontrahenta?
Obowiązkowe podstawy działania
Na wstępie warto zaznaczyć, że nigdy nie przewidzimy, czy nasz potencjalny kontrahent ma wobec naszej działalności gospodarczej nieuczciwe zamiary i z premedytacją nie zamierza zapłacić za usługi bądź towar. Jedynie co możemy uczynić to zminimalizować efekty jego nieuczciwych działań. Należy brać też pod uwagę drugi wariant, a mianowicie fakt, że kontrahent pomimo chęci sfinalizowania transakcji, może być ofiarą niespodziewanych zdarzeń: choroby, która nadwyręży jego środki finansowe, bankructwa czy innych okoliczności, które w obecnym czasie mogą być wynikiem trudności gospodarczych spowodowanych pandemią COVID-19.
Bez względu na okoliczności należy zminimalizować ryzyko niewypłacalności. Brak środków czy opóźnienia płatności są często katastrofalne w skutkach. Może to doprowadzić do upadłości przedsiębiorcy i wielu problemów finansowych. Jak więc uniknąć takiej sytuacji?
Na każdym etapie współpracy, począwszy od rozmów sprzed podpisania umowy aż do jej zakończenia, należy zadbać, by uzyskać odpowiednią dozę informacji na temat kontrahenta. Jeśli jakaś kwestia będzie budzić nasze wątpliwości, momentalnie możemy zareagować w celu zabezpieczenia naszego przedsiębiorstwa. Jak możemy to osiągnąć? Jest kilka sposobów zabezpieczenia i ograniczenia ryzyka niewypłacalności. W każdym przypadku musimy być jednak precyzyjni i dokładni.
Wywiad środowiskowy firm
Najważniejszą kwestią jest sprawdzenie, czy dane kontrahenta lub przedsiębiorstwa są prawdziwe i aktualne oraz, czy już nie jest czyimś dłużnikiem. Jak to zrobić? Najprościej wpisać podane dane w wyszukiwarkę Google. Najczęściej pierwsze pozycjonowane strony powinny już nakreślić nam, w jakiej sytuacji finansowej jest potencjalny klient lub czy dalej widnieje w rejestrze przedsiębiorców.
Liczne strony windykacyjne, a także fora czy popularne portale społecznościowe mogą dużo nam powiedzieć, czy istnieje ryzyko niewywiązania się z umowy. Większość z tych stron jest bezpłatna, ale możesz skorzystać też z pomocy płatnych platform takich jak BIG (Biura Informacji Gospodarczej).
Umowa na papierze
Często dochodzi do niewykonania zobowiązania przez kontrahentów, bo umowa nim zostanie przelana na papier, finalizowana jest ustnie, po czym przedsiębiorca zaczyna wykonywać swoje usługi. Jest to powszechny błąd, wynikający często z chęci oszczędzenia czasu (przedsiębiorca chce uniknąć korków logistycznych) lub klient budzi zaufanie rzetelnym wizerunkiem. Pamiętaj więc, że należy wyłącznie zawierać umowy, potwierdzające warunki zabezpieczenia, a także określające zobowiązania przedsiębiorstwa i kontrahentów firmy. Zobowiązuje to wykonania umowy, gdy w przeciwnym razie możesz egzekwować od dłużnika firmy, rekompensaty czy innych możliwości zadośćuczynienia według obowiązującego prawa.
Możesz także w celu minimalizacji ryzyka uzyskać zabezpieczenie w postaci weksla. Jest to papier wartościowy, traktowany jako bezwarunkowe zabezpieczenie płatności. Ciąży na nim prawo wekslowe, w którym określa się, że dłużnik musi (bezwarunkowo) zapłacić określoną sumę pieniężną przedsiębiorcy. Często zabezpieczeniem w przypadku bankructwa lub braku środków kontrahenta, by opłacić wierzyciela, jest hipoteka, nieruchomości lub inny tzw. zastaw, który pokryje wszelkie wierzytelności.
Pomoc zewnętrza – gwarancja realizacji umów i regulacji należności
Inną opcją dla firm jest skorzystanie z usług zewnętrznych, które oferują ubezpieczenie należności. Na czym to polega. Ubezpieczenie to gwarantuje, poczucie bezpieczeństwa i łatwość zarządzania przedsiębiorstwem. Zapewnia ochronę przed bankructwem kontrahenta lub egzekwuje, by dłużnik nie spóźniał się z płatnościami zgodnie z zawartą umową. Pełni rolę wsparcia międzynarodowego partnera oraz uwierzytelnia pozycję i wiarygodność firmy przed kontrahentami. Jednym słowem, zapewnia dobry wizerunek przedsiębiorstwu. Ofiaruje też bezpieczny obrót krajowy oraz zagraniczny.
Firmy, w których ubezpieczymy należności, regularnie monitorują kondycję finansową kontrahentów, czyli niejako “trzymają rękę na pulsie”. Ich zadaniem jest wyłapanie wszelkich nieprawidłowości współpracujących z nami firm i ocenić ich ewentualną niewypłacalność.
Wykwalifikowani pracownicy takich firm, jak np. Coface, na bieżąco informują przedsiębiorcę, w jakiej sytuacji finansowej są jego kontrahenci, a jeśli któryś z nich ma słabą kondycję finansową, ubezpieczyciel pomoże i wyznaczy konkretny kierunek działania, który zapobiegnie ewentualnym stratom pieniężnym. Może też podpowiedzieć, poprzez jakie ograniczenie, możemy egzekwować odzyskanie naszych środków.
Z takiej usługi mogą, a nawet powinny skorzystać wszystkie firmy, chcąc zapewnić sobie pełną płynność finansową, bowiem bez względu na specyfikę przedsiębiorstwa, jesteśmy chronieni nie tylko ze strony prawa, ale mamy partnera, który pomoże nie tylko rozwiązać trudną sytuację, ale także zapewni profilaktykę, by do takowej nie doszło.
Widzimy więc, jak ważne jest podpisanie umowy, określenie w niej odpowiedzialności finansowej, opisanie zakresu wykonania usług i egzekwowanie zgodnie z nią kar za brak uregulowania wierzytelności i należności. To zmobilizuje potencjalnego wierzyciela do wywiązania się z wszelkich umów, gdyż będzie miał świadomość, z jakim ryzykiem wiąże się niedotrzymanie terminów finansowych. Odstraszy to także kontrahenta – oszusta, który widząc, na podstawie umowy, jakie czekają go konsekwencje i ryzyka (tj. strata nieruchomości i inny zastaw) najzwyczajniej w świecie nie skorzysta z usług naszej firmy.