Coraz więcej firm w Polsce decyduje się na korzystanie z faktur elektronicznych. Jakie są główne zalety wynikające z ich wystawiania?
Faktury elektroniczne, czyli w skrócie e-faktury mogą być stosowane w Polsce od 2005 roku. Obecnie używane są przez wiele firm – zarówno przez duże korporacje, jak również przez mikroprzedsiębiorstwa.
Faktura VAT, duplikat faktury oraz jej korekta – mogą mieć postać dokumentu papierowego, ale również mogą być wystawione jako w formacie elektronicznym. Wystarczy, że e-dokument zawiera te same elementy co zwykła faktura i spełnia określone wymogi przewidziane przez przepisy prawa. Co ważne, e-faktura nie musi być opatrzona podpisem elektronicznym.
Chociaż fakturowanie elektroniczne jest dzisiaj coraz częściej spotykane, to jednak nadal wiele firm nie wie, czy zacząć wystawiać e-faktury. Oto 6 głównych zalet wynikających z zastosowania faktur elektronicznych!
-
Zmniejszenie kosztów
Przede wszystkim faktury elektroniczne to mniejsze koszty związane z prowadzeniem działalności gospodarczej.
Oszczędności można zauważyć na kilku płaszczyznach. Przede wszystkim firma nie wymaga zakupu tak dużej ilości papierów oraz materiałów eksploatacyjnych do druku dokumentów papierowych. Oszczędza również na wysyłce dokumentów do odbiorców.
Zmniejszenie kosztów wynikające z e-fakturowania jest widoczne już od pierwszego dnia wdrożenia takiego rozwiązania – z każdym kolejnym dniem wydatki maleją.
-
Oszczędność czasu
Drugą zaletą wynikającą z wyboru faktur elektronicznych jest oszczędność czasu związana z przygotowywaniem oraz obsługą dokumentów tego rodzaju.
Fakturę w formacie elektronicznym można przygotować bardzo szybko z wykorzystaniem odpowiedniego oprogramowania. Programy fakturujące zapisują dane i dzięki temu kolejne dokumenty mogą być uzupełnione automatycznie.
Oszczędność czasu wynika także z braku potrzeby druku i wysyłki dokumentów papierowych do odbiorców.
Fakturowanie elektroniczne może być wspomagane również przez odpowiednie systemy informatyczne EDI (Electronic Data Interchange), czyli elektronicznej wymiany danych, na przykład od firmy Edison.pl. Dzięki nim można zautomatyzować wymianę dokumentów elektronicznych nawet wtedy, gdy partnerzy wykorzystują różne systemy informatyczne.
-
Ochrona środowiska naturalnego
Następną zaletą związaną z korzystaniem z faktur elektronicznych jest ekologia. E-faktury są bardziej przyjazne dla środowiska naturalnego niż dokumenty papierowe, ponieważ do ich przygotowania nie potrzeba tak wielu zasobów.
Dzisiaj kwestie ekologii w biznesie mają bardzo duże znaczenie. Firma, która będzie wykorzystywała faktury elektroniczne, może polepszyć swój wizerunek i zyskać w oczach tych klientów i kontrahentów, dla których ważna jest ochrona środowiska naturalnego.
-
Łatwe przechowywanie
Faktury elektroniczne nie mają postaci fizycznej i nie zajmują miejsca na regałach.
Można przechowywać je w formie elektronicznej na różne sposoby, na przykład na dyskach twardych, pamięciach przenośnych, a także internetowo, czyli w „chmurze”.
-
Większe bezpieczeństwo dokumentów
Nie bez znaczenia jest też fakt, że faktury elektroniczne są bezpieczniejsze niż faktury papierowe.
Dokumenty w postaci elektronicznej mogą być lepiej chronione przed zagubieniem czy zniszczeniem.
Aby uzyskać największy poziom bezpieczeństwa dla e-faktur, najlepiej przechowywać je w „chmurze”, czyli na zewnętrznym serwerze. Dostęp do dokumentów można uzyskać wtedy z dowolnego komputera, który ma podłączenie do sieci. Nawet jeśli dojdzie do awarii komputera firmowego, faktury i inne dokumenty nadal będą nietknięte.
-
Szybka dostawa do odbiorcy
Na dostawę faktury elektronicznej nie trzeba czekać. Dokument może być przekazany do odbiorcy niemalże od razu po wystawieniu z wykorzystaniem wiadomości e-mail albo systemów wymiany dokumentów wspieranych przez EDI.
Zatem faktury elektroniczne niosą ze sobą szereg korzyści dla wystawcy dokumentów tego rodzaju, a także dla ich odbiorców. Przejście na e-faktury jest bardzo łatwe – to przyszłościowa inwestycja, która się opłaca!