Firma gospodarna, to firma, która zna sposoby skutecznego oszczędzania. Dodając grosz do grosza zawsze uzbiera się konkretna kwota, a każda złotówka jest warta tego, by ją odłożyć nawet na czarną godzinę. I niekoniecznie redukcja etatów jest jedynym skutecznym wyjściem. Poznaj więc 5 zasad gospodarności, które warto przekazać swoim pracownikom już teraz.
Tonery i tusze – drogie materiały biurowe
Gdy zmniejszenie zatrudnienia nie przynosi pożądanych efektów, a koszty utrzymania firmy zmalały minimalnie lub wcale, należy poszukać innych źródeł oszczędności, które pozwolą firmie przetrzymać trudny okres, przetrwać na rynku, a także umożliwią jej rozwój nawet w czasach spowolnienia gospodarczego. Przede wszystkim należy przeprowadzić gruntowną analizę kosztów i poszukać tak zwanych “najdroższych obszarów”, a także ustalić elementy funkcjonowania firmy, które są “nie do ruszenia”. W tych miejscach leżą duże pokłady skutecznego oszczędzania. Są to między innymi:
1. Koszty energii elektrycznej. Aby je zoptymalizować trzeba uczulić pracowników, by wyłączali na przykład wszystkie urządzenia biurowe i gasili światło.
2. Koszty materiałów biurowych takich, jak choćby tusze do drukarek oraz tonery do ksera.
3. Usługi firm zewnętrznych. Tutaj warto się zastanowić nad tym, czy już zatrudniony pracownik nie może wykonywać prac zlecanych na zewnątrz przedsiębiorstwa.
4. Optymalizacja podatków. Należy porozmawiać z księgową, a nawet zatrudnić fachowca lub doradcę, który przeprowadzi analizę sytuacji firmy i pozwoli skutecznie obniżyć opłaty skarbowe.
5. Opłaty. Trzeba się zastanowić na przykład nad zmianą siedziby firmy – z centrum miasta na jego obrzeża, ewentualnie zmienić wynajmowany lokal na swój własny.
Oryginał czy zamiennik – wybieramy tusze do drukarek
Każda firma korzysta z materiałów biurowych. Można śmiało powiedzieć, że 20 procent kosztów, jakie ponosi przedsiębiorstwo, to zakup materiałów biurowych. Należy więc uczulić pracowników, by nie marnowali na przykład papieru. Nie wszystkie dokumenty oraz e-maile muszą być wydrukowane. Można z powodzeniem przechowywać je w pamięci komputera, na zewnętrznym dysku lub na serwerze. Kolejnym sposobem na oszczędzanie jest kupno zamienników. Każda firma posiada kserokopiarki i drukarki, a te urządzenia, aby działały, muszą mieć odpowiednie tonery lub tusze. Producenci zalecają kupno oryginalnych materiałów. Ale na rynku istnieją ich bardzo dobrej jakości zamienniki. Jeśli ksero lub drukarka nie jest na gwarancji, spokojnie można korzystać i kupować nieoryginalne tusze do drukarek czy tonery.
Oszczędności nie są łatwe. Ale każdy właściciel firmy powinien wypracować taki nawyk w swoich pracownikach. Dlaczego? Argument podstawowy: cięcie kosztów nie musi wiązać się z redukcją zatrudnienia. Każdy pracownik powinien wziąć sobie go do serca, bo lepiej jest nie drukować zbędnych dokumentów, kupować zamienniki tonerów lub tuszy, niż szukać innej pracy, gdy firma zbankrutuje.